Security Awareness untuk Karyawan Menjelang Ramadan: HR dan Procurement Wajib Tahu

Panduan Penting bagi HR dan Procurement

Menjelang Ramadan, ritme kerja di banyak perusahaan berubah. Jam operasional disesuaikan, aktivitas pengadaan meningkat, serta mobilitas vendor dan kurir menjadi lebih padat. Dalam kondisi seperti ini, risiko keamanan sering muncul bukan karena serangan besar, melainkan dari kelengahan kecil yang dianggap wajar.

Volume aktivitas yang meningkat membuka lebih banyak pintu masuk risiko, sementara fokus karyawan sering terbagi. Inilah mengapa security awareness menjadi krusial agar perusahaan dapat mencegah insiden, bukan sekadar bereaksi setelah kejadian.

Apa Itu Security Awareness dan Mengapa HR & Procurement Berperan Penting?

Security awareness adalah pemahaman dan perilaku karyawan dalam mengenali risiko serta menjalankan tindakan pencegahan keamanan sehari-hari, baik dari sisi fisik maupun operasional.

Peran HR sangat penting karena berkaitan langsung dengan:

• Komunikasi internal dan pelatihan karyawan
• Kepatuhan terhadap SOP dan kebijakan kerja
• Pengaturan akses akibat perubahan jam kerja, shift, atau WFH

Sementara itu, Procurement berperan sebagai gerbang interaksi dengan pihak eksternal:

• Vendor, kontraktor, dan kurir pengiriman
• Pengelolaan PO, invoice, dan dokumen transaksi
• Permintaan mendadak menjelang Ramadan yang rawan fraud

Keamanan menjelang Ramadan bukan hanya urusan petugas keamanan atau CCTV. Tanpa awareness internal, teknologi dan penjagaan fisik bisa kalah oleh kelengahan prosedur.

Risiko Keamanan yang Sering Terjadi Menjelang Ramadan

Beberapa risiko berikut sering terlihat “normal”, tetapi berdampak serius jika diabaikan.

1. Social Engineering: Pelaku memanfaatkan kesopanan dan situasi sibuk dengan berpura-pura sebagai vendor atau internal, meminta akses tanpa verifikasi resmi.
2. Tailgating dan Piggybacking: Orang tidak berwenang ikut masuk saat pintu terbuka, terutama di lobby, gudang, dan area kantor.
3. Lonjakan Vendor dan Kurir: Pengiriman konsumsi, hampers, dan kebutuhan event membuat visitor management menjadi longgar.
4. Fraud Procurement: Modus umum meliputi invoice palsu, perubahan rekening pembayaran, dan permintaan approval mendesak.
5. Kebocoran Data: Dokumen pengadaan dan data karyawan tersebar melalui channel cepat tanpa kontrol akses.
6. Area Kosong Akibat Perubahan Jam Kerja: Area yang jarang terpantau menjadi peluang pencurian aset atau akses tidak sah.

Checklist Security Awareness Menjelang Ramadan

Agar mudah diterapkan, berikut checklist praktis untuk HR dan Procurement.

Checklist HR

• Kirim pengingat security awareness 7–14 hari sebelum Ramadan
• Perbarui kebijakan akses tamu, vendor, dan kurir
• Briefing singkat anti-tailgating dan social engineering
• Tetapkan PIC per area untuk eskalasi cepat

Checklist Procurement

• Pastikan vendor terverifikasi dan memiliki PIC resmi
• Terapkan verifikasi dua langkah untuk perubahan rekening
• Atur proses approval mendesak dengan bukti lengkap
• Tetapkan drop point pengiriman dan log penerimaan barang

Checklist Operasional Bersama

• Sesuaikan jam akses pintu selama Ramadan
• Audit kartu akses karyawan kontrak dan temporary
• Perkuat monitoring area rawan
• Sediakan kanal pelaporan cepat dengan SLA jelas

SOP Singkat: Verifikasi Sebelum Memberi Akses

Gunakan aturan sederhana agar mudah diingat:

1. Tanya identitas dan tujuan
2. Cek bukti dan dokumen pendukung
3. Konfirmasi ke PIC internal atau Procurement

Jika salah satu langkah tidak terpenuhi, akses ditunda hingga valid.

Peran Teknologi dalam Mendukung Security Awareness

Teknologi tidak menggantikan peran karyawan, tetapi memperkuat kewaspadaan:

• CCTV dan AI analytics untuk mendeteksi tailgating dan aktivitas tidak normal
• Access control dan visitor management
• Dashboard insiden untuk eskalasi dan pencatatan

Kunci utamanya tetap sama: teknologi memberi alert, manusia memverifikasi dan bertindak.

KPI Sederhana untuk Mengukur Efektivitas

Agar program tidak hanya menjadi kampanye internal, perusahaan dapat mengukur:

• Tingkat partisipasi briefing karyawan
• Jumlah laporan near-miss
• Penurunan insiden tailgating
• Kepatuhan vendor terhadap SOP
• Waktu respons laporan keamanan

Kesimpulan

Menjelang Ramadan, risiko keamanan sering muncul dari aktivitas yang terlihat biasa: akses cepat, lonjakan vendor, dan transaksi mendadak. Dengan security awareness yang melibatkan HR dan Procurement, perusahaan dapat menutup celah sebelum insiden terjadi.

Nawakara siap membantu penyusunan program security awareness yang terukur, mulai dari assessment risiko, penyusunan SOP, hingga penguatan monitoring berbasis data.